Akt notarialny – czym jest i do czego służy?

Polskie prawo jasno stanowi, w jakich sytuacjach należy zawierać umowy w formie aktu notarialnego sporządzonego przez notariusza. Czym jest akt notarialny, jak wygląda, co zawiera, kiedy jest niezbędny, a kiedy może powstać z woli stron?

Czym jest akt notarialny?

W obowiązujących przepisach kodeksu cywilnego nie ma jasno sprecyzowanej definicji dokumentu notarialnego. Jednak uznaje się, że akt notarialny to powszechnie stosowana forma czynności prawnej lub inaczej mówiąc specyficzny dokument urzędowy, który potwierdza wyrażenie woli w celu dokonania czynności prawnej np. zawarcia umowy. Dokument w formie notarialnej może być sporządzony wyłącznie przez notariusza (w określonych przypadkach przez jego zastępcę), który ma odpowiednią wiedzę oraz uprawnienia, aby taki dokument stworzyć.

Należy pamiętać, że akt notarialny przed podpisaniem powinien zostać odczytany przez notariusza, a ewentualne poprawki lub zastrzeżenia powinny być przez niego obowiązkowo naniesione. Warto wiedzieć, że oryginał aktu notarialnego zawsze zostaje w kancelarii prawnej (przez okres 5 lat, później trafia do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego), a uczestnicy czynności prawnej otrzymują odpisy (kopie), które mają moc prawną oryginału.

Co zawiera akt notarialny?

Prawo o notariacie z dnia 14 lutego 1991 r. art. 92 § 1 jasno określa, jakie elementy powinien zawierać akt notarialny, aby móc uznać go za ważny. Te dane to:

• dokładna data sporządzenia aktu notarialnego – dzień, miesiąc i rok, a jeżeli istnieje taka potrzeba lub strony mają taką wolę – także godzina i minuta rozpoczęcia oraz podpisania dokumentu;
• miejsce sporządzenia aktu notarialnego;
• imię i nazwisko notariusza (lub osoby w zastępstwie, upoważnionej) oraz adres siedziby kancelarii;
• jeżeli umowa dotyczy osób fizycznych to wszystkie dane personalne stron aktu (imię nazwisko, miejsce zamieszkania, imiona rodziców, PESEL);
• jeżeli umowa dotyczy firm lub podmiotów prawnych to dodatkowo nazwę i siedzibę firmy oraz pełne dane pełnomocników, jeżeli tacy są;
• jeżeli istnieje taka konieczność to oświadczenia stron aktu wraz z powołaniem się na okazane przy akcie dokumenty;
• na żądanie stron stwierdzenie faktów i istotnych okoliczności, jeżeli miały miejsce podczas spisywania dokumentu;
• stwierdzenie, że akt notarialny został odczytany, przyjęty i podpisany;
• podpisy wszystkich osób biorących udział w czynności notarialnej;
• podpis notariusza.

Notariusz przed podpisaniem aktu powinien upewnić się, że każda ze stron w pełni rozumie znaczenie dokumentu i jest on zgodny z ich wolą. W sytuacji, w której jedna ze stron nie potrafi lub nie może pisać, notariusz powinien sporządzić odpowiednią informację, że dana osoba aktu nie podpisała i co było tego powodem.

Akt notarialny – kiedy jest potrzebny?

Kiedy wiadomo już, co to jest akt notarialny, należy uściślić sytuacje, w których jest on konieczny, a w których warto go sporządzić dla zabezpieczenia stron. I chociaż w drugim przypadku właściwie nie ma ograniczeń, bo uzależnione jest to od osób biorących udział w czynności prawnej, tak istnieją przypadki, kiedy umowy aktu notarialnego muszą zostać zawarte pod rygorem nieważności. Są to:

• umowy przenoszące własność nieruchomości – sprzedaż, zamiana, inne umowy o takim skutku;
• umowy ustanowienia i przeniesienia użytkowania wieczystego;
• umowy spadkowe;
• umowy związane z najmem okazjonalnym;
• umowy ustanawiające odrębność własności lokalu;
• umowy i statuty spółek (komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej, akcyjnej, europejskiej).

Podsumowując, akt notarialny to szczególny rodzaj dokumentu urzędowego, który należy sporządzić w kancelarii notarialnej w jasno określonych w ustawie sytuacjach. Na ważny dokument notarialny składa się spisanie woli stron biorących udział w czynności, odczytanie jej, a następnie podpisanie. Warto pamiętać, że akt notarialny stanowi dodatkowe koszty przy zakupie mieszkania, domu lub innej nieruchomości. Interesujesz się zakupem nowej nieruchomości? Analiza umowy deweloperskiej może okazać się niezwykle przydatna.